17.05.2017

Neue Osnabrücker Zeitung/ Neue OZ

Der große Test für die Osnabrück-Halle

Bundesverband Deutscher Stiftungen erwartet 1600 Teilnehmer beim Stiftungstag

Wenn Osnabrück-Hallen-Chef Jan Jansen von einer „ komplexen Veranstaltung″ spricht, hört sich das nach Understatement an. Denn der Deutsche Stiftungstag sprengt mit 1600 Gästen und 130 Veranstaltungen alles bislang Dagewesene. Entsprechend groß ist der Aufwand im Vorfeld.

Osnabrück. Als die Osnabrück-Halle und mit ihr die Osnabrück Marketing und Tourismus (OMT) im April 2015 den Zuschlag für die Ausrichtung des Deutschen Stiftungstages 2017 bekam, war die Freude naturgemäß groß – aber auch der Respekt vor der Herausforderung. Bislang war der jährlich stattfindende Stiftungstag in größeren Städten zu Gast, deren Kapazitäten vor allem im Hinblick auf Hotelbetten und Veranstaltungsorte entsprechend umfangreicher sind. „ Dass wir einen Kongress wie den Stiftungstag überhaupt durchführen können, ist auch dem Umbau der Osnabrück-Halle zu danken″, so Jansen. Sein Team und die OMT sind sich sicher, dass sie den 1600 Kongressteilnehmern an den zweieinhalb Tagen in Osnabrück und Umgebung alles bieten können, was sie für eine erfolgreiche Arbeit benötigen.

„ Zunächst einmal mussten wir uns um ausreichend Hotelbetten kümmern″, so Katja Sierp von der OMT. Etwas über 1000 Hotelzimmer werden nach ihren Worten benötigt. Da reichen die städtischen Betten kaum aus. Der Blick musste also zwangsläufig in den Landkreis schweifen. Einige Stiftungstagbesucher werden also auch in Bramsche, Melle oder Bad Iburg übernachten. „ Wir hatten anfangs Sorge, dass den Gästen die tägliche Anreise zu weit sein könnte″, erinnert sich Jansen an letztlich unbegründete Befürchtungen. „ Uns wurde dann aber gesagt, dass viele, die zum Beispiel in Berlin arbeiten, tagtäglich wesentlich länger für den Weg zur Arbeit brauchen als für den Weg von Melle bis zur Kongresshalle.″ Ein Shuttle-Service soll die Reise zwischen Hotelbett und Kongressstuhl angenehm gestalten.

Das Osnabrücker Team arbeitet Hand in Hand mit den Kongressorganisatoren vom Bundesverband Deutscher Stiftungen. Der Verband zeichnet für die inhaltliche Ausgestaltung des Stiftungstages verantwortlich, für die das Osnabrücker Team die Rahmenbedingungen schaffen muss. Dazu gehören unter anderem auch die 35 Orte, an denen die 130 Einzelveranstaltungen stattfinden. Wichtig für den Bundesverband sei gewesen, dass bei etwa 250 Osnabrücker Mitarbeitern, die in den Bereichen Technik, Gastronomie und Organisation hinter den Kulissen für einen reibungslosen Ablauf der Tagung sorgen, möglichst immer nur ein Ansprechpartner pro Bereich zur Verfügung stehe, so Projektleiterin Larissa Frommeyer vom Osnabrück-Hallen-Team. So wird zum Beispiel auch die Technik an den verschiedenen Veranstaltungsorten von den Hallenmitarbeitern koordiniert. „ Wir waren fast an jedem Veranstaltungsort, um zu sehen, was auf der technischen Seite vorhanden ist oder was noch besorgt werden muss″, so Frommeyer. Am Dienstag, dem Tag vor Kongressbeginn, war die Stimmung bei den Osnabrückern, aber auch bei den Verantwortlichen des Bundesverbandes entspannt. Die Vorbereitung laufe wie am Schnürchen, war allenthalben zu hören. Martin Speer, Pressesprecher des Bundesverbandes, zeigte sich begeistert von der Osnabrück-Halle. „ Das ist ein sehr schönes Gebäude″, lobte er Architektur und Aufteilung. Hallenchef Jan Jansen hörte es gerne und gab zu Protokoll, dass bei diesem Kongress erstmalig jeder Raum benutzt werde. Das Foyer der Halle nutzen vor allem regionale Stiftungen, aber auch kommerzielle Aussteller, um sich den 1600 Gästen an ihren Ständen vorzustellen.

Für die Detailarbeit sorgen neben den Stadthallenmitarbeitern auch noch etwa 50 Mitarbeiter des Verbandes. Fünf von ihnen hatten am Montag zum Beispiel 1600 Stofftaschen mit Kongressmaterial für jeden einzelnen Kongressgast gepackt und dabei zusammen etwa 75 Kilometer Laufarbeit zurückgelegt, um die Prospekte und Papiere von den Tischen in die Taschen zu füllen.

Bereit stehen auch etwa 50 Fahrräder, zur Verfügung gestellt von der Fahrradstation am Bahnhof. Mit ihnen können die Teilnehmer zwischen den einzelnen Veranstaltungsorten pendeln. „ Das ist ein Versuch″, so Jansen. Er kann sich vorstellen, diesen Service in Zukunft auch für andere Kongresse anzubieten.

Wenn am Donnerstagmorgen gegen neun Uhr die Vertreter der Stiftungen in der Osnabrück-Halle eintreffen, können sie sich also auf eine perfekt organisierte Veranstaltung freuen.

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Bildtexte:
Gläser, Teller, Besteck – Paolo Monteiro bereitet die Gastronomie für den Stiftungstag vor.

Leihräder für die Konferenzteilnehmer.

Erstes Briefing für die Mitarbeiter des Bundesverbandes.

Fotos:
Michael Gründel

Dietmar Kröger