26.02.2015

Neue Osnabrücker Zeitung/ Neue OZ

Bürgeramt zurück in den alten Räumen

Mehr Platz, mehr Mitarbeiter, mehr Datenschutz

Osnabrück. Es war wie bei jedem Umzug: Zu Anfang war noch ein wenig Sand im Getriebe. Vor allem die umfangreiche EDV-Technik des Bürgeramtes hatte ein paar Startschwierigkeiten. Durch tatkräftigen Einsatz der Mitarbeiter und der betreuenden Softwarefirma sind die Kinderkrankheiten nun raus aus dem System, und die volle Leistungsfähigkeit ist hergestellt.

Noch immer versprüht das Stadthaus herben Baustellencharme, das Herz des Bürgeramtes, der Kundenbereich, hat diese Phase aber weitestgehend hinter sich. Nur die Abtrennung zwischen Warteraum und Servicebereich gibt noch einen Hinweis darauf, dass die Bauarbeiten auch hier weiterhin ihren Einfluss haben.

Der Servicebereich selbst hat bereits seine Endausbaustufe erreicht. Auffällig sind die roten Trennwände zwischen den Schreibtischen der Mitarbeiter. Sie dienen als Schall- und Sichtschutz und damit der Erfüllung der in den vergangenen Jahren gestiegenen Anforderungen an den Datenschutz. " Wir haben mit diesen Maßnahmen die Forderungen unserer Datenschutzbeauftragten und des Landesbeauftragten für Datenschutz umgesetzt", sagt Projektleiterin Gerlind Kolbe. Seit Einzug des Bürgeramtes in das Stadthaus 1994 habe sich in puncto Datensicherheit viel geändert. Dem sei seitdem laufend Rechnung getragen worden, so eben auch bei den jetzt abgeschlossenen Umbauarbeiten.

Die haben zudem Raum für fünf neue Schreibtische geschaffen. Eine Aufstockung, die, so die amtierende Leiterin des Fachbereichs Bürger und Ordnung Sandra Solf, nicht zuletzt durch die Einführung des neuen Personalausweises notwendig wurde. Das Papier verursache eine erheblich längere Bearbeitungszeit. Mit dem vorhandenen Personal sei das Bürgeramt nicht mehr ausgekommen, ergänzt Kolbe. Ein Gutachten habe festgestellt, dass die Mitarbeiter- und Schreibtischzahl aufgestockt werden müsse. Insgesamt hat das Bürgeramt mittlerweile inklusive Teilzeitkräften 27 Mitarbeiter. Vier von ihnen arbeiten jeweils im Hintergrund, um die Kollegen im Kundenbereich von Telefon- und anderen Anfragen zu entlasten. " Wir haben uns entschlossen, auf ein rotierendes System zu verzichten", so Kolbe. Die Erfahrung habe gezeigt, dass es besser sei, jedem Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz zuzuweisen. Folgerichtig sei dadurch natürlich nicht jeder Arbeitsplatz auch zu jeder Zeit besetzt. Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheitsgründe gebe es selbstredend auch im Bürgeramt. Es sei aber eben so, dass die technischen Systeme an festen Arbeitsplätzen stabiler liefen. Gerade im Bürgeramt komme eine Menge Soft- und Hardware bis hin zum Fingerscanner zum Einsatz, die sensibel auf Störungen reagieren könnten.

Feste Terminvergabe

Ein Problem können aber auch die neuen Räume nicht lösen. " Unsere Besucherströme sind schlecht zu steuern." Diesem Manko will das Bürgeramt mit einer Innovation beikommen, die in naher Zukunft versuchsweise starten soll. Wartezeiten sollen durch die Vergabe fester Termine weiter minimiert werden. Beobachtungen hätten gezeigt, dass es zum Beispiel an Brückentagen immer wieder zu Engpässen komme, so Solf. Um diese Hochphasen des Publikumsandrangs zu entspannen, können potenzielle Besucher demnächst via Internet oder auch telefonisch einen Termin vereinbaren. Das neue System soll wahrscheinlich noch im März an den Start gehen.

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Bildtext:
Großzügig, hell und mit neuen Trennwänden zwischen den Arbeitsplätzen für mehr Datenschutz - das neu gestaltete Bürgeramt im Stadthaus.
Foto:
Thomas Osterfeld

Dietmar Kröger